كيفية كتابة رسالة شكر رسمية

رسالة الشكر

تعتبر رسالة الشكر من أهمّ الطرق المستخدمة للتواصل غير المباشر، مع فرد أو جماعة أو جهة رسميّة معيّنة، فهي رسالة متعدّدة الأغراض والأهداف، يتمّ إرسالها عبر البريد الإلكتروني الخاص، أو باستخدام الرسائل الورقيّة المكتوبة، وتُقسم إلى قسمين هما : الرسائل المكتوبة الرسميّة، والرسائل المكتوبة الشخصيّة، مع العلم بأنَّ العديد من الأشخاص يتوجّب عليهم القيام بهذا النوع من الرسائل، بهدف شكر شخص أو جماعة معيّنة، لذلك سنقدِّم في هذا المقال طريقة كتابة رسالة شكر رسميّة.

كيفية كتابة رسالة شكر رسمية

مقدّمة الرسالة

تبدأ رسالة الشكر بكتابة المقدمة، حيث يتمّ ترك فراغ بمقدار كلمة في بداية السطر الأوّل من صفحة الرسالة، ثمّ كتابة (إلى ..) ومخاطبة الشخص المقصود بالأسلوب والصيغة الخطابيّة الرسميّة، بناءً على مكانته الاجتماعيّة، أو منصبه الوظيفي مثل : السيّدة أو السيّد، أو معالي الوزير، أو حضرة الأستاذ، وبعد ذلك تتبع الجملة عبارة (تحيّة طيّبة وبعد)، ثمَّ تكتب كلمة الشكر في السطر التالي.

ويضاف إلى المقدّمة الموضوع الرئيسي لرسالة الشكر مثل: (أود شكر حضرتكم على المجهود المبذول ...)، ثمّ بعد الانتهاء من كتابة عنوان الموضوع، والهدف الرئيسي للرسالة، يتم الانتقال إلى الجزء الثاني.

محتوى الرسالة

يتمّ سرد موضوع رسالة الشكر بشكل تفصيلي ومكثّف، دون مماطلة أو إطالة، مع مراعاة استخدام أسلوب المدح والثناء على الجهة الرسميّة المعنيّة، وشكرها على الخدمة أو المساعدة التي تستحق الشكر والتقدير، باستخدام المصطلحات الإيجابيّة والجذّابة مثل: (لقد كنت ممتنّاً لكم لمساعدتكم الفعّالة والعطاء اللامحدود في ...، وتفهّمكم للموضوع بأسلوب حضاري ومنفتح، شكراً لمساعدتكم ووقوفكم إلى جانبي)، بعد ذلك يجب إكمال الرسالة بذكر جميع المساعدات التي تمَّ تقديمها.

خاتمة الرسالة

عند كتابة خاتمة الرسالة، يجب كتابة كلمات التمنّي بالنجاح للشخص أو الجهة الرسميّة المقصودة في الرسالة مثل: (أتمنّى لحضرتكم المزيد من التقدّم والعطاء)، أو الدعاء لهم بالنجاح، وتحقيق التطوّر والنمو في مجالات عديدة، مع الأخذ بعين الاعتبار أن تكون الخاتمة قصيرة، حيث لا تتعدّى سطرين أو ثلاثة أسطر، كما يُكتب في الخاتمة اسم مرسل الرسالة، وتاريخ إرسالها.

نصائح

• الكتابة بلغة فصيحة: يجب عند كتابة رسالة الشكر الرسميّة، مراعاة الشروط والنقاط الخاصّة باللغة، فمن الضروري أن تتمّ كتابة الرسالة بأسلوب لغوي فصيح بعيد عن الركاكة، وتجنّب استخدام المصطلحات العاميّة، أو الرموز الغامضة بهدف اختصار بعض الكلمات.
• تجنّب التكرار: من المهم الابتعاد عن تكرار الكلمات، مثل تكرار كلمة الشكر في مواضع مختلفة من محتوى الرسالة، حيث يكفي كتابتها مرّة واحدة في النص، كما يجب التنويع في عبارات المدح والثناء والشكر.