أفكار لتطوير قسم المشتريات

إنشاء خطة عمل

تعتبر هذه الخطوة من أهم الخطوات اللازمة لتحسين، وتطوير قسم المشتريات، حيث يتم من خلالها تحليل، وتحويل أهداف العمل إلى أهداف شراء، مما يستدعي تحديد الموارد، والأدوات اللازمة لضمان سير خطة العمل على أكمل وجه، كما ينبغي عدم إغفال النظر عن المخاطر، والأزمات التي يمكن أن تواجه هذه الخطة، أو تعيق سيرها؛ لكي يتم وضع حلول وقائية لتفاديها قبل وقوعها؛ مما يسهم في تحقيق الأهداف المرجوة من إنشاء هذه الخطة، وتوثيق البرامج التشغيلية، وربط أهداف الشركة المرسومة مع استراتيجيات الشراء.[1]

تحليل وضع المؤسسة الحالي

تعتبر هذه الخطوة من الخطوات الأولى التي يجب القيام بها قبل البدء بتطوير قسم المشتريات، حيث يجب دراسة وضع المؤسسة الحالي ومعرفة هيكلتها؛ من خلال الاطلاع على الجداول الزمنية للإنتاج، وميزانيات المؤسسة، وأهدافها المرجوة؛ مما يساهم في تحديد الاحتياجات اللازمة، واكتشافها قبل البدء بمرحلة التطوير، والتحسين.[1]

معرفة نقاط القوة والضعف

ينبغي دراسة قسم المشتريات من خلال تقييم كفاءة، وفعالية الأداء الوظيفي للموظفين فيه؛ لكي بتم التعرف على المجالات التي تحتاج للتحسين، والتطوير؛ حيث إنّ وجود نقاط ضعف سيحول دون تحقيق أهداف الشركة التي تم التخطيط لها، فنقاط الضعف تؤثر بشكل كبير على قدرات الفريق، ومهاراته، مما يؤدي إلى ظهور الفجوات أثناء العمل، الأمر الذي يستدعي الالتفات إليها، ومعالجتها من خلال عقد الدورات التدريبية للموظفين في مجال إدارة الشراء، وغيرها مما يساعد في تطوير مهارات الموظفين الشرائية،[1] أو من خلال توفير فرص حقيقية تسمح بالتقاء الموظفين بذوي الخبرة، والكفاءة في هذا المجال للاستفادة من خبراتهم.[2]

قياس أداء وظيفة الشراء

يمكن قياس أداء وظيفة الشراء، والذي يعد مؤشراً على نجاح قسم المشتريات من خلال البحث فيما يأتي:[3]

• خفض التكلفة: يتم ذلك من خلال مقارنة تكلفة عنصر ما كان قد تم شراؤه سابقاً بتكلفة الشراء الحالية، حيث يجب أن تكون قيمة التكلفة الحالية أقل مما كانت عليه سابقاً.
• تحسين الجودة: يكون ذلك بمقارنة الجودة الحالية للمنتج بالجودة السابقة له، وملاحظة وجود تغيّر للأفضل بسبب تطبيق استراتيجيات جديدة تتمثل في تغيير المورد، أو بالتفاوض مع المورد الحالي.
• خفض تكاليف النقل: يعتبر خفض تكاليف النقل مقياساً لفعالية العملية الشرائية، ويكون بتطبيق استراتيجيات الشراء الجديدة التي تقتضي التفاوض مع شركات النقل، ومقارنة الأسعار المطروحة، وعمل المناقصات للوصول إلى أفضل خدمة، وأقل تكلفة.

المراجع

1. ^ أ ب ت Marc Wins (29-03-2018), "5 steps to a successful strategic procurement process"، www.procurement-academy.com, Retrieved 18-05-2019. Edited.
2. ↑ "How to Be a Purchasing Agent", www.wikihow.com,28-03-2019، Retrieved 18-05-2019. Edited.
3. ↑ MARTIN MURRAY (07-12-2018), "How Measuring Purchasing Performance Can Help Optimize Supply Chains"، www.thebalancesmb.com, Retrieved 18-05-2019.