معلومات عن خدمة العملاء

خدمة العملاء

تُعرف باللغة الإنجليزية بمصطلح (Customer Service)، وهي وَظيفة من الوظائف الإدارية، والتي تهدف إلى تزويد الأفراد الذين يتعاملون مع المنشأة بمعلومات حول طبيعة عملها، والخدمات، والسلع التي تزوّدها للناس، وتُعرف أيضاً بأنها مجموعة من المبادئ، والمهارات التي يتميّز بها أشخاص معينون داخل الشركة، أو المؤسسة وتجعلهم قادرين على المحافظة على رضا العملاء، والأفراد الذين يتعاملون مع المنشأة بشكل شبه دائم.

إنّ خدمة العملاء تعدّ من الوظائف الاستراتيجية في أيّ منشأة في العالم؛ لأنها تُساعد على تعزيز التواصل بين المنشأة، والأفراد المستهدفين من طبيعة عملها، وكلما كانت المنشأة تُقدّم خدمات قريبة من الناس، وتلبّي احتياجاتهم مثل: شركات الاتصالات، من الواجب عليها أن تَحرص على دعم دور خدمة العملاء في القيام بعملها، ودورها المهم في التفاعل مع الناس بطريقة فعّالة، وتمتاز بالكفاءة.

خصائص خدمة العملاء

توجد مجموعة من الخصائص التي تتميز بها خدمة العملاء، وهي:

• تعد وسيلة الربط بين الشركة والبيئة الخارجيّة المحيطة بها.
• تحتوي على كافة المعلومات حول طبيعة السلع، والخدمات المقدمة من قبل الشركة.
• تتوفر عادةً بشكل يومي، وطوال الوقت، وحتى في أيام العطل الرسمية.
• تساعد على تقديم الحلول المبدئية للعملاء في حال واجهتهم مشكلات أثناء استخدام السلعة، أو الخدمة.
• تحرص على تطبيق استبيانات للتعرّف على مدى رضا العملاء عن الخدمة المقدمة لهم.

أهداف خدمة العملاء

تحرص خدمة العملاء على تحقيق الأهداف التالية:

• المحافظة على السمعة الطيبة للشركة من خلال الحرص على متابعة كافة طلبات العملاء.
• المشاركة في زيادة عدد العملاء، عن طريق تحفيزهم بتقديم المكافآت الرمزية لهم.
• التميّز في تقديم الخدمات لكافة العملاء من أجل المُحافظة على استمرارهم مع الشّركة.
• الالتزام بالتحمل، والصبر وعدم التعامل بملل، أو عصبية مع العملاء.
• استيعاب، وفهم كل عميل، ومحاولة التعامل معه بأسلوب هادئ حتى وإن كان غاضباً، ويُساهم ذلك في إيجاد حلول منطقية للمشكلة التي تواجهه.

وسائل خدمة العملاء

تعتمد خدمة العملاء على وسائل اتصال لتحقيق الهدف من وجودها، ومن أهمّ هذه الوسائل:

• خدمة العملاء الهاتفية: هي من أكثر أنواع وسائل خدمة العملاء انتشاراً؛ إذ تعتمد على تلقّي المكالمات من قبل العملاء المتصلين، ومن ثم التعرف عليهم، والردّ على استفساراتهم بشكل دقيق.
• خدمة العملاء بالإنترنت: هي من أنواع وسائل خدمة العملاء، والتي تعتمد على الردّ على الرسائل التي تصل من قبل العملاء عن طريق البريد الإلكتروني، أو من خلال تفعيل الحوار معهم بالاعتماد على الرسائل الفورية أو ما تُعرف باسم الدردشة من أجل تقديم كافة المساعدات للعملاء.

أنواع خدمة العملاء

تقسم خدمة العملاء إلى مجموعة من الأنواع، ومنها:

خدمة العملاء الداخليين

هي خدمة كافة العملاء الذي يرتبطون داخل الشركة، وقد يكونون من الموظّفين الذين يعملون بها، أو من الوكلاء الفرعيين لها، وتهدف إلى تقديم المساعدة لهم في حال واجهتهم أي مشكلة في التعامل مع خدمة جديدة، أو في حال وجود استفسارات عند عملاء آخرين يتعاملون مع الشركة بالاعتماد عليهم.

خدمة العملاء الخارجيين

هي من أكثر أنواع خدمة العملاء انتشاراً؛ إذ تساهم في تقديم الخدمات، والردّ على الاستفسارات المُرتبطة بالعملاء الخارجيين، أو الّذين يرتبطون مع الشركة من خلال خدمة مستمرة بناءً على عقد أو اشتراك، ومن أكثر الأمثلة انتشاراً على هذا النوع: خدمة العملاء الخاصة بشركات الاتصالات، وتزويد خدمة الإنترنت.