هناك طريقتان يمكن جرد المخزون من خلالهما هما:
يعمل هذا النظام على تحديث رصيد المخزون النهائي في دفتر الأستاذ العام، عند إجراء جرد فعلي ومادي للمخزون، وتقوم بهذا النظام أكثر من مرة واحدة كل ربع عام، أو كل عام كامل، أعداد قليلة من الشركات؛ بسبب استغراقه وقتاً طويلاً، ويستمر حساب المخزون في النظام المحاسبي في إظهار تكلفة المخزون التي تم تسجيلها من آخر جرد فعلي للمخزون، وتسجّل جميع عمليات الشراء التي تتم بين الجردين الفعليين في حساب المشتريات، وعند الانتهاء من عملية الجرد الفعلي، يحوّل الرصيد من حساب المشتريات إلى حساب المخزون، ويعدل ليتناسب مع تكلفة المخزون النهائي، وتحسب تكلفة البضاعة المباعة في هذا النظام باستخدام المعادلات الآتية: [1]
عيوب نظام الجرد الدورييُعد هذا النّظام أكثر الأنظمة فائدةً للشّركات الصّغيرة التي تحافظ على الحد الأدنى من المخزون؛ بحيث يسهل عليهم إتمام الجرد المادي، ثم تقدير تكلفة البضائع المباعة لفترات مؤقتة، ومن المشاكل التي يعاني منها هذا النظام مايلي:[1]
يعمل هذا النظام على جرد المخزون عن طريق تسجيل عمليات البيع، أو الشراء على الفور، من خلال استخدام أنظمة نقاط البيع المحوسبة، وبرامج إدارة الأصول، ويعمل هذا النّظام على تزويد الشّركة بفكرة مفصّلة عن التّغيرات التي تحدث في المخزون، من خلال الإبلاغ الفوري عن كمية المخزون في المستودع، ويتميز هذا النّظام عن النّظام الدّوريّ بأنّه يسمح بتتبع مستويات المبيعات والمخزون لكل عنصر بشكل فوري، مما يساعد على منع نفاذ المخزون، ولا يحتاج هذا النّظام للتعديل يدوياً من قبل محاسب الشركة، إلا في حال عدم اتّفاق المخزون المسجل مع المخزون الفعلي بسبب الخسارة، أو الكسر، أو السرقة.[2]
هناك طريقتان لحساب تكلفة المخزون هما:
تفترض هذه الطريقة (بالإنجليزية: First-In, First-Out)، ويرمز لها باختصار (FIFO)، بأن أول وحدة تدخل المخزون، هي أول وحدة تباع منه،[3]، ويستخدم هذا النظام من قبل الشركات التي تتعامل مع المخزون القابل للتلف، وفي حالة ارتفاع الأسعار يقدم هذا النظام تكلفة أقل للسلع المباعة؛ بسبب بيع السلع القديمة والأرخص أولاً، وتزيد المسؤولية الضريبية للشركة في هذا النظام؛ بسبب زيادة الربح لديها.[4]
تعني هذه الطريقة (بالإنجليزية: Last-in, First-out)، ويرمز لها باختصار (LIFO)، بأنّ الوحدة أو السلعة الأخيرة التي تدخل إلى المخزون تباع أولاً،[3] ويعتبر هذا النظام نظاماً جيداً للاستخدام عندما تكون المنتجات غير قابلة للتلف، وفي حالة ارتفاع الأسعار يتم بيع السلع ذات السعر الأعلى أولاً، ويتم ترك السلع ذات الأسعار الأقل في المخزون، وهذا يعمل على زيادة تكلفة البضائع المباعة، وخفض صافي الدخل، مما يقلل من المسؤولية الضّريبية للشركة.[4]