طرق كتابة تقرير

كتابة تقرير

تهدف كتابة التقارير إلى إيصال فكرة معيّنة إلى جمهور محدد، عن طريق طرح المعلومات والأدلة، لحل مشكلة ما أو قضية ما، وقد يحتاج أي شخص لكتابة تقرير في مرحلة من مراحل دراسته أو عمله، ولكتابة التقرير لا بدّ من الإلمام بكيفية الكتابة، وخطواتها، والمستوى اللغوي المناسب، والمعايير التي تجعل التقرير فعالاً في حل المشكلة أو القضية، ومن هذه المعايير أن يكون التقرير منظماً وهادفاً، ومقسماً ومعنوناً بطريقة تسهّل على القارئ المستهدَف فهمها، وفي هذه المقالة سوف نتعرّف على طريقة كتابة تقرير عالي الجودة.

طريقة كتابة التقرير

لتسهيل كتابة التقرير يجب تقسيم عمله إلى خطوات محددة وواضحة وهي:

تحديد النهج العام له

يتم من خلال تقسيم التقرير إلى أقسام وأفرع وفقرات وكتابة الخطوط العريضة لكل قسم وفرع مع مراعاة الأرقام، والجداول، والرسوم التوضيحية، وكتابة نقاط للفقرة مع تدفّق للأفكار، كلّ هذا سيساعد الكاتب على بناء تقرير متكامل.

تحديد الهدف والجمهور

تعد أهم خطوة من خطوات كتابة التقرير، فبدونها سيصعب على الكاتب التحكم بطريقة كتابة التقرير، ولن تكون لديه فكرة محددة وواضحة ليكتب على أساسها، كما أنّ طريقة الكتابة والأسلوب المستخدمان فيها يعتمدان على طبيعة الجمهور المستهدف، لذلك يجب معرفة وتحديد الجمهور، بعد ذلك سيكون جمع المعلومات لاحقاً أمراً سهلاً.

تجميع المعلومات

يحتاج الكاتب إلى تجميع المعلومات الخاصة بموضوع التقرير، ويمكن أن يبحث الكاتب في مصادر متنوعة لينتقي المعلومات المفيدة ويجمعها، وبعد ذلك يلخصها ويصوغها بأسلوب مرتب ومنظم وواضح لتسهل عليه الكتابة.

صياغة الأفكار وتنظيمها

بعد تجميع المعلومات تأتي خطوة تلخيصها، لتصبح أفكاراً رئيسية، وبعد ذلك صياغتها بأسلوب مرتب ومنظم وواضح، ووضعها في نقاط فهذه الخطوة تسهل الكتابة كثيراً.

استخدام الأدلة

قبل البدء بكتابة التقرير لا بد من دراسة الافكار الرئيسية وتحليلها، عن طريق استخدام الأدلة المختلفة والتي تثبت صحة الأفكار، وكتابة هذه الأدلة وتدوينها؛ لأنها تفيد الكاتب لاحقاً في عملية التحقق من معلومات التقرير.

الكتابة

البداية بالكتابة تتم بكتابة المسودة للتقرير، وتقديم الفكرة الرئيسية وشرحها، ووضع المصطلحات المهمة، وعرض الأدلة التي لها علاقة بالفكرة، وفي هذه الخطوة يتم توضيح المصطلحات، وتعريفها بدقة، ليسهل على الجمهور المستهدف فهمها، وبعد ذلك يأتي دور المراجعة.

المراجعة وتنقيح التقرير

يكون عن طريق قراءة التقرير، حيث يَعتبر الكاتب نفسه هو الشخص المستهدف الذي يريد الاستفادة من التقرير، وهذه الخطوة مهمة لأنّها تسهّل على الكاتب معرفة ما ينقص التقرير من معلومات وأجوبة عن أسئلة قد تخطر في بال الشخص المستهدف، والمراجعة لا تكون على محتويات التقرير المعلوماتية فقط، بل على شكل التقرير فيجب أن يكون منسقاً بطريقة منظمة ومرتبة لتسهل على القارئ فهم التقرير.