يجب تحديد وقت محدّد لإقامة حفلة التخرّج، فهناك الكثير من الأشخاص الذين سيقومون بإقامة الحفلة في ذات الوقت من السنة، إلا أنّ أفضل وقت لإقامة حفلة التخرج يكون بعد عدة أسابيع من التخرج، لأن الكثيرين يفضّلون الذهاب في الرحلات أو الإجازات بعد التخرّج مباشرة، كما يجب الأخذ بعين الاعتبار قبل تحديد موعد الحفلة إذ ما كان هناك مناسبات أخرى لدى العائلة، كأن يكون هناك حفل زفاف لأحد أفراد الأسرة، ففي هذه الحالة، يجب تأجيل موعد حفلة التخرّج لوقت لاحق.[1]
يُعدّ تحديد المكان الذي سيتمّ فيه الحفل من أهم التجهيزات الواجب القيام بها، وذلك اعتماداً على عدد الأشخاص المدعوين للحفل، بحيث يراعي الشخص أن تكون المساحة كافية، فبعض الأشخاص يُفضلون إقامة حفلة التخرّج في المنزل، والبعض الآخر يُفضل إقامتها في أحد المطاعم، أو الفنادق، أو النوادي، وغيرها من الأماكن العامة.[1]
تحديد قائمة بأنواع الأطعمة والمشروبات التي ستقدّم أثناء الحفل، فيجب أن يكون الطعام شهياً ومرتباً، ويفضل تقديم المشروبات الغازية والمثلجة، وبعض أصناف الأطعمة، ليستمتع الضيوف أثناء تواجدهم في الحفل.[2]
هناك مجموعة أخرى من النصائح التي يمكن اتباعها لتجهيز حفلة التخرج، وهي كما يأتي:[3]