المشروع
يُمكن تعريف المشروع على أنه نشاط أوعمليّة مقيدة بزمن معيّن، ويقصد بذلك أن أي مشروع سواءً كان مشروعاً تجاريّاً أم صناعيّاً أم ثقافيّاً أم اقتصادياً أم سياسياً أو غيره له فترة بداية وفترة نهاية، حيث يتم القيام به لتقديم خدمة معيّنة أو منتج معيّن لغايات تحقيق تغيير يُستفاد منه أو إيجاد قيمة مضافة. وبالرغم من التعريف السابق إلا أنّه يوجد اختلاف بين خاصية كونه أمراً مؤقتاً يتم القيام به مرة واحدة، وبين ما تتصف به العمليات التشغيلية والإدارية التي تتم بشكل شبه دائم أو قد يكون دائماً بهدف تقديم الخدمة نفسها أو المنتج نفسه بشكل مُتكرر.
تنفيذ المشروع
يُعتبّر تنفيذ المشروع مرحلة من مراحل أي مشروع، والتي هي مراقبة المشروع والتأكد من سيره حسب السياسات والقوانين والتعليمات التي تم وضعها مسبقاً لتحقيق الأهداف التي تم إنشاء المشروع من أجلها بكفاءة وفعاليّة، أي الرقابة والمتابعة الدائمة والمستمرّة الهادفة إلى التأكد من سير عمل الخطة بالشكل المطلوب والصحيح.
خطوات تنفيذ المشروع
- السيطرة على العمل والرقابة الفعالة لمتابعة التنفيذ حسب الخطة المرسومة مسبقاً: حيث إنّ السيطرة هي العملية الأساسية أثناء مرحلة تنفيذ أي مشروع، كما تعدّ الخطة المرسومة التي من خلالها تُحدّد مقومات المشروع (النوعية والموازنة والجدول الزمني) الأداة لهذة العملية، إذ إنّ هذة المقومات هي نفسها "معايير الأداء" والتي من خلالها يتم القياس، وأي عملية سيطرة تستوجب ثلاث خطوات هي على النحو التالي:
- توفير ما يُسمى بـ "التغذية الراجعة" للعاملين في المشروع من أجل اطلاعهم على التقدّم في العمل: حيث تمر هذة الخطوة بدورة مستمرة ومنتظمة تبدأ بالنوايا والأعمال ثم النتائج وتنتهي بالتغذية الراجعة وهكذا بشكل دوري.
- إجراء تفاوض يتعلق بالمواد والخدمات والتجهيزات اللازمة للمشروع: التفاوض هو عملية نقاش بين طرفين لغايات التوصّل الى اتفاق يخص قضايا مُختلف فيها في الوقت الذي لا يملك فيه كلا الطرفين الرغبة أو القدرة أو السلطة لإجبار الطرف الآخر على تقبل النتيجة. هنا التفاوض هو عملية مهمة جداً خلال مرحلة تنفيذ المشروع، وقد يستهلك ما نسبته 20% من وقت مدير المشروع، كما أن التفاوض يُعتبر أسلوباً من الأساليب التي تُستخدم في حل الخلافات، ويساعد بشكل فعال على نجاح المشروع.
- حل المشاكل والخلافات التي تواجه تنفيذ المشروع: من المتعارف عليه أن أي شخص يعمل معرّضٌ للخطأ، كما أن الذي يُنفذ مشروعاً معيناً تاوجهه صعوبات وتحديات وهذا أمر طبيعي، فهناك استراتيجيات معينة يمكن اتباعها بحسب الخلاف القائم ألا وهي: المطالبة أو المساومة أو التنازل أو حل الخلاف وتجاوز المشكلة.
- تحديد المعايير.
- الرقابة على الأداء.
- التصحيح السليم للأداء.