السكرتارية
تعتبر السكرتارية من الوظائف الإدارية المحورية في الحقل الإداري، ويُشكل هذا الجانب جزءاً جوهرياً من العمل في المؤسسات والمنظمات بغض النظر عن اختلاف ميادينها ومجالاتها، حيث تقع على عاتق العاملين في هذا المجال مسؤولية القيام بالعديد من الوظائف التنظيمية والإدارية والأرشيفية، والمهام التي تعتبر مرجعية للمسؤولين والقائمين على الأعمال في المنظمات، من حيث تحديد المواعيد وتنظيمها، والتواصل مع الجهات الداخلية والخارجية ذات العلاقة بالعمل، والرد على استفسارات الجمهور، وتنسيق الاجتماعات، وحفظ البيانات والوثائق بصورة منظمة بحيث يمكن الرجوع لها عند الحاجة.
لا بدّ من توفر العديد من المواصفات التي تؤهل الموظف للعمل في مجال السكرتارية، وتحقيق النجاح المطلوب في هذا الحقل، ونظراً لأهمية هذا الجانب اخترنا أن نستعرض أبرز هذه الصفات بشكل مفصل في هذا المقال.
صفات السكرتير الناجح
الصفات السلوكية
- المظهر الخارجي اللائق، والأناقة في الملبس.
- الشخصية القوية.
- القدرة على التواصل السليم مع الآخرين.
- الطلاقة في الحديث،
- القدرة على التصرف السليم.
- سرعة البديهة، وقوة الذاكرة، والقدرة على حفظ المعلومات واسترجاعها بصورة صحيحة وبالوقت المناسب.
- الأدب والذوق في التعامل.
- احترام الوقت، والقدرة على إدارته، والالتزام بالمواعيد، بما في ذلك مواعيد العمل الرسمية.
- الولاء والانتماء للمنظمة وللمسؤولين.
- الهدوء والاتزان، والمرونة العالية.
الصفات المهنية
- وجود مؤهل علمي في نفس المجال، على أنّ يكون دبلوم على الأقل، أو درجة البكالوريوس.
- القدرة على التعلم المستمر، ومواكبة كافة التطورات التي تطرأ على الحقل الإداري تحديداً، وكذلك متابعة كافة التطورات التي يصلّ إليها العقل البشري في المجال التقني، وخاصة في استخدام المعدات المكتبية.
- الإحاطة بالمهارات التكنولوجية والتقنية الأساسية، وخاصة في استخدام الحاسوب، والطابعة، وشبكات الإتصال الحديثة، كونها أساساً للعمل في مجال السكرتارية.
- امتلاك مهارات إدارية عالية في مجال تنظيم المكاتب.
- امتلاك مهارات جيدة في العمل الأرشيفي.
- امتلاك مهارة إعداد التقارير.
- القدرة على صياغة وإعداد المراسلات الداخلية والخارجية بصورة سليمة.
- القدرة على التعامل مع البريد.
- العمل ضمن فريق واحد، وكذلك القدرة على العمل الفردي.
- القدرة على الإقناع والتفاوض، وتقبل الرأي والرأي الآخر.
- معرفة في ميدان التحليل المالي والإداري، وفي مجال التدقيق تحديداً.
الصفات الأخلاقية
- الصدق.
- الأمانة.
- النزاهة.
- الالتزام.
- الموضوعية.
- المسؤولية.
أنواع السكرتارية
هناك العديد من الأنواع التي تندرج تحت خانة السكرتارية، والتي تختلف تبعاً لاختلاف عمل المنظمات، وحجمها، فهناك السكرتارية العادية، والسكرتارية الإدارية، والسكرتارية التنفيذية، مع العلم أنّها تمارس مهام متقاربة، وخاصة فيما يتعلق بالتنسيق والأرشفة والتواصل مع المحيط الداخلي والخارجي.