مراحل تحليل وتصميم النظم

نظم المعلومات

أصبح وجود نظم المعلومات حاجة مُلحة في مختلف أعمال المنشآت والمنظمات بالتزامن مع عصر التكنولوجيا وثورتها؛ حيث احتلت نظم المعلومات مكانة مرموقة في توفير المعلومات والاحتفاظ بها والإفادة بها في جميع المجالات، وبذلك يمكن تعريف نظم المعلومات بأنّها عبارة عن منظومة تتألف من عدد من الأشخاص والسجلات والبيانات والعمليات سواء كانت يدوية أم غير يدوية؛ وتخضع البيانات والمعلومات فيها للمعالجة.

يمكن القول إنّ نظم المعلومات هي عبارة عن جُملة من العناصر المتآلفة والمتناسقة مع بعضها تتمثل وظيفتها باستقطاب البيانات وجمعها، ومعالجتها وتخزينها لتوزيعها مرة أخرى لمن يحتاج إليها.

إنّ نظم المعلومات لا تأتي بمحض الصدفة إنما يتطلب ذلك عملاً متقنياً للنظام يمر بما يعرف بدورة حياة نظم المعلومات، وتعتبر عملية التحليل الخطوة الأولى للأهداف والبيانات هي الخطوة الأولى، ثمّ ينتقل إلى مرحلة تحليل النظام والتعريف بمتطلباته وما يحتاجه للبناء، ثمّ الولوج في مرحلة التصميم، ثم التكامل والاختبار، ثمّ الصيانة وأخيراً التقييم.

تحليل نظم المعلومات

يقترن مفهوم تحليل النظم بشكل مباشر بالعمليات المنظمة منطقياً وذات العلاقة بحل المشكلات الموجودة في النظام، حيث يجزئها ويفككها إلى مجموعة من العناصر سعياً لخلق علاقة تبادلية تؤثر في كافة عناصر النظام فيما بينها ومع البيئة أيضاً.

من الممكن أن تلجأ الشركة إلى مُحلل النظم ليقوم بعمله في عدة حالات؛ أي أنّ تحليل النظم لا يحدث فقط عند حدوث مشكلة ما إنما يمكن استخدامه لتعظيم الأرباح، أو خفض قيمة التكلفة، كما يمكن اللجوء إليه في حال حدوث مشكلة برمجية؛ لذلك تُعرف عملية تحليل النظم بعدة مسميات ومنها دراسة النظم.

مراحل تحليل نظم المعلومات

• تحديد احتياجات ومتطلبات النظام، حيث يعرف المحلل في هذه المرحلة بالوظائف المطلوب تنفيذها من النظام والقيام بها بواسطة مجموعة من الدراسات كتحليل مجالات العمل، ومتطلبات المعلومات، وتحليل البيانات المجمعة، ودراسة قيود الأداء.
• تحديد نطاق تحليل النظام الذي يعتبر بمثابة تصوير لما سيكون عليه النظام المراد إنشاؤه، ويكون ذلك بواسطة إخضاع نقاط تفصيلية معينة في النظام للتحليل والدراسة عن كثب.
• دراسة النظام الحالي وتحديد المشكلات والتي تتمثل بإجراء دراسات شاملة للنظام القائم مع ضرورة الأخذ بعين الاعتبار المشكلات التي تواجهه والوقوف على أسبابها.
• جمع الحقائق والمعلومات ذات العلاقة بالنظام المنوي تحليله ودراسته، وغالباً ما تكون من مصادر داخلية كالأفراد والمستندات في المنشأة، ومصادر خارجية كالقوانين والعملاء والكتب والمجلات.
• تحليل تدفق المعلومات وسريانها، فيحرص محللو النظم على المرور بهذه المرحلة لغايات رصد المعلومات المطلوبة وتحديدها بالتعرف على من يحتاجها، وكيفية الحصول عليها، والهدف المرجو من الحصول عليها.
• تحليل الأنشطة وعلاقتها بالمعلومات لرصد جميع المدخلات والمخرجات اللازمة للنظام وتحليلها؛ إذ يجب على محلل النظم ضرورة التعرف على كافة المخرجات المتوقع الحصول عليها من النظام وتقويمها.
• تحديد وتوصيف دقيق للنظام المقترح يتمثل بالوصف العميق للنظام ومتطلباته.

تصميم نظم المعلومات

تلي مرحلة التحليل مرحلة مهمتها ترتيب ما لدى المحلل من أجزاء ومكوّنات ونظم فرعية وتركيبها لتشكل بمجموعها هيكلاً متكاملاً، ويشترط به أن يحقق كافة الأهداف المنشودة من النظام.

يمكن تعريف تصميم النظم بأنّه سلسلة من الممارسات والإجراءات المنظمة التي تستخدم لإعادة ترتيب العناصر المكوّنة للنظام بأسلوب يتماشى مع مصلحة النظام ويكمله، ليصار إلى تحقيق أهداف معينة.

مراحل تصميم نظم المعلومات

التصميم العام للنظام:

يعرف باسم التصميم المنطقي للنظام، حيث يحول المحلل الأهداف والمتطلبات إلى مواصفات ذات مستوى عالٍ تصل بها إلى حد الكمال، وتعتمد هذه المرحلة على اعتبار النظام عبارة عن مجموعة من التصورات والأفكار ذات صيغة منطقية وتشمل عدداً من الأنشطة هي:

• تصميم المخرجات: تقع على عاتقها مسؤولية بناء تصورات حول شكل المعلومات المراد استخدامها وحجمها، ويسوجب ضرورة رعاية كفاءة هذه التصورات بما يتماشى مع متطلبات المستفيدين منها.
• تصميم المدخلات: تشمل ضرورة رصد نوع البيانات المراد إدخالها ودمجها في النظام، وتصميم استمارات خاصة تتيح فرص تلقي البيانات المتاحة للإدخال.
• تصميم المعالجة: هي مجموعة من الإجراءات والعمليات التي تخضع لها البيانات؛ ويتمثل ذلك بالفرز والتصنيف والتنظيم ليتم بعد ذلك تحويل المدخلات إلى مخرجات لديها القابلة التامة للاستخدام من قِبل المستفيد مع الحرص على تحقيق رضاه.
• تصميم قاعدة البيانات: تعمل هذه الخطوة على ملائمة البيانات المدخلة مع شاشات الإدخال شريطة أن تكون مختلفة عن شكل شاشات الإخراج ونماذج الطباعة أيضاً.

مرحلة التصميم المادي:

تعتبر هذه المرحلة بمثابة خطوة انتقالية للتصاميم من كونها منطقية إلى مادية؛ ويتم ذلك بواسطة تحديد المواصفات التفصيلية المرغوب توفرها بالأجهزة والبرمجيات المطلوبة، وتحديد منطق المعالجة ووسائل الإدخال والإخراج أيضاً، وتشمل هذه المرحلة مجموعة من الأنشطة، وهي:

• التصميم الفيزيائي للمخرجات: يُمارَس هذا النشاط من خلال تحديد نوعية التقارير والمعلومات المراد توفرها وطبيعتها، بالإضافة إلى الكيفية التي سيتم إظهارها بها وإشكال طباعتها، مع ضرورة توفر معلومات حول بناء نماذج أولية لمخرجات النظام الطباعية.
• التصميم المادي لقاعدة البيانات: يأتي تنفيذه من خلال تحديد ما يتناسب مع العمل من حزم برمجيات؛ والشروع بتنفيذها وتحديد حجم الملف المراد استخدامه، والسعة الاستيعابية له من عدد التسجيلات، بالإضافة إلى ضرورة قياس معدل استخدام الملفات وعمليات تحديثها، مع ضرورة الأخذ بعين الاعتبار تكلفة تحديث الملفات، والطرق المثلى في تنظيم هذه الملفات، أي بما معناه أنّ الملفات والسجلات هي محط اهتمام هذه المرحلة، وكل ما يتعلق بها من علاقات بين السجلات، وأساليب تحديث واسترجاع للمعلومات.
• تصميم عمليات المعالجة: المقصود هنا أخذ الحيطة والحذر في انتقاء برامج التشغيل والتطبيقات ونظم إدارة قواعد البيانات وتحديدها، مع الاهتمام أيضاً بنوعية المعالجة المرغوب تنفيذها على البيانات بما يتماشى مع متطلبات المستفيد والأهداف المنشودة من النظام.
• التصميم المادي للمدخلات: تشمل هذه المرحلة تصميم كافة نماذج الإدخال، والأساليب المستخدمة في تسجيل البيانات، بالإضافة إلى تحديد الوسائط المادية التي تؤدي دورها في دمج وجمع نماذج البيانات فيها، كما تحتاج هذه المرحلة إلى تصميم حجم الحقول المراد إدخال البيانات فيها ونوعيتها، مع تأمين كافة الوسائل والرسائل التي تساعد على ضمان التوحيد في عمليات الإدخال.