فن خدمة العملاء وكيفية المحافظة عليهم

خدمة العملاء

استحدثت الكثير من الشركات وظيفة خدمة العملاء فيها؛ حيث إنّها تختص بتقديم الخدمات للعميل والإجابة عن أسئلته ومحاولة جذبه أكثر للشركة؛ لذلك فهذه الوظيفة هي من أصعب الوظائف في الشركة وأكثرها حساسيةً لأنها تتعامل مباشرةً مع عملاء الشركة وأي خطأ يصدر من الموظّف باتجاه العميل قد يُسبّب خسارة العميل؛ والعميل هو الشخص الذي يتلقّى خدمة من شركة ما.

يحتاج الموظّف في وظيفة خدمة العملاء إلى الكثير من المهارة والدقة والإتقان ليستطيع أن يقوم بمهمته على أكمل وجه، فكما نعلم أنّ التنافس في سوق العمل كبير جداً، ومحاول كسب العملاء هو ما يُسبّب النجاح لبعض الشركات، فما هي الطرق التي قد تساعد موظف خدمة العملاء في عمله للمحافظة على العميل ومحاولة كسب المزيد.

كيفية خدمة العملاء والمحافظة عليهم

• في البداية يجب المحافظة على الابتسامة في جميع الأحوال وخاصةً إذا كان العميل موجود وجهاً لوجه، وحتى لو كان على الهاتف فإنّ الابتسامة يظهر تأثيرها من خلال صوت المتحدِّث.
• استخدام نبرة الصوت الهادئة التي تنّم عن ضبط الأعصاب والراحة، والابتعاد عن الصوت المرتفع أو أي نبرة عصبية فيه.
• عدم الإساءة إلى العميل حتّى لو رفع صوته أو كان غاضباً، فمهمّة مقدّم الخدمة هي امتصاص هذا الغضب ومحاولة تهدئته للتمكّن من التفاهم معه.
• محاولة استعمال اسم العميل بكل احترام بدلاً من أية وسائل أخرى للمخاطبة، فالاسم يُقرّب العميل أكثر ويعطيه جواً من الراحة.
• استخدام بعض الكلمات التي تدخل السرور في القلب وتنمّ عن الذوق مثل "لو سمحت"، "سيدي"، "هل أقدم لك خدمةً ما" وهكذا؛ فالعميل ما هو إلّا إنسان يحبّ الاحترام والتقدير وتستميله عبارات التقدير.
• إشعار العميل بالإصغاء التام له وعدم الانشغال بأيّ شيء آخر أو شخصٍ آخر؛ فهذا سيزيد من ثقته بالشّركة ورغبته الشديدة في الاستمرار معها.
• تقديم الضيافة المناسبة للعميل مثل القهوة والحلويات ومحاولة تهنئته بالأعياد والمناسبات.
• الابتعاد عن التكبّر والترّفع عن التعامل مع أي عميل؛ فكل عميل يخرج قد يسحب معه الكثير من العملاء، والعكس صحيح؛ فالعميل قد يجلب الكثير من العملاء، وكلّه يعتمد على الخدمة المقدمة وطريقة تعامل الموظّفين معه.
• إشعار العميل بالقدرة على مساعدته في حلّ مشكلته مهما كانت، ومحاولة إعطائه البدائل التي قد تُجيب عن ما يسأل، وفي حال كان من الصعب حلّها يمكن إعطاؤه حلولاً في الأقسام الأخرى من الشركة لمحاول تحقيق ما يريد، المهم أن يشعر العميل بالثقة التامّة بالشركة وبأنها قويّة ويمكنها أن تحميه وتُقدّم له الخدمات التي يرغب بها بكفاءةٍ عاليةٍ.