السكرتارية التنفيذية
تُعتبر السكرتارية التنفيذية من الوظائف المهمة والأساسية في الهيكل الإداري، حيث يتم الاعتماد عليها في القيام بمعظم المهمات، فهي حجر الأساس في تطوير العمل والمؤسسة، إذ يطبق السكرتير التنفيذي بتطبيق الأمور الحساسة والضرورية في الإدارة، وسنتطرق في هذا المقال إلى الحديث عن مهام السكرتير التنفيذي.
مهام السكرتير التنفيذي
معالجة البريد
يُعالج السكرتير التنفيذي البريد، وتتمثل هذه المعالجة بالأمور الآتية:
- استلام البريد اليومي.
- عرض البريد على المدير.
- توجيه البريد وفقاً للإختصاص.
- تصوير البريد القادم بحسب الأهمية.
- توزيع البريد على الأقسام المتخصصة.
- حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ.
- تسجيل البريد الصادر.
- حفظ صورة عن البريد الصادر.
- إرسال البريد الصادر.
معالجة الاتصالات الهاتفية
- إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين.
- استقبال المكالمات الهاتفية القادمة.
- معرفة المتصل، والهدف من اتصاله.
- تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة.
- إجراء الاتصالات للمدير.
- تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.
إعداد المراسلات
- تحرير المادة المكتوبة.
- طبع المادة المُحررة.
- إجراء تصدير للمراسلات الصادرة.
- تصوير المستندات والأوراق المطلوبة.
- تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل.
تنظيم الاجتماعات
- حجز القاعات من أجل الاجتماعات.
- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع.
- تجهيز قاعة الاجتماع.
- استقبال المُشاركين في الاجتماع.
- تدوين الملاحظات في الاجتماع.
- توزيع أوراق الاجتماع.
تنظيم مواعد المدير العام
- تسجيل بيانات الزوار.
- عرض الأجندة على المدير.
- تجهيز البيانات للمدير.
ترتيب السفريات
- جمع البيانات المُرتبطة بالسفر.
- عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها.
- إعداد ملف السفر.
- إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير.
- إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير.
تنظيم محفوظات الإدارة
- تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات.
- تصنيف المحفوظات.
- ترميز المحفوظات.
- فهرسة المحفوظات.
- إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة.
- جلب الملفات عند طلبها.
متابعة أعمال الإدارة
- تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة.
- الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي.
- اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع.
- حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص.
استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
- مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word.
- تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point.
- إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel.
- تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look.
- إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access.
- تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة.
- مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.
- إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة.
- تنسيق إجازات العاملين.
- رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف العاملين للإدارة المختصة.
- تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.