ما هو التقرير وكيف يكتب

تعريف التقرير

يعرّف التقرير على أنّه إحدى وسائل الاتصال الفعال المستخدمة بين وحدات النشاط في التخصصات المختلفة، وهذه الوسيلة عبارة عن عرض مكتوب يضم مجموعة من البيانات الخاصة المتعلقة بموضوع ما ويشمل اقتراحات وتوصيات تتناسب مع نتائج التحليل.[1]

خطوات كتابة التقرير

تكون خطوات إعداد تقرير البحث كالآتي:[2]

• تحديد الغاية من كتابة التقرير بالإحاطة بطبيعة البحث، والجهة التي يتم إعداد التقرير لها.
• التحضير للإعداد، حيث ترتبط هذه العملية بهدف التقرير وطبيعته، ويتم في هذه المرحلة تحديد خصائص البحث، وتحديد مصادر البيانات والمعلومات، ثمّ تحديد خطة الإعداد بوضع التصور الزمني، أما أهم العناصر التي يتم التحضير لها بهدف إعداد التقرير فهي:
• البدء بإعداد تقرير البحث، فيهتم الكاتب بشكل التقرير من حيث نوع الخط وحجمه، كما يهتم بمضمون البحث فيتأكد من أنّ العناوين الفرعية والرئيسية مترابطة، ويتأكد من احتواء التقرير على كافة العناصر الرئيسية كمتن التقرير، والمقدمة، والمراجع وغيرها، ومن العناصر التي يجب أخذها بعين لاعتبار في هذه النقطة ما يأتي:
• تحضير مسودة التقرير بعد الانتهاء من كتابة كافة أقسام التقرير ثمّ تجميعها ومراجعتها لغوياً وفنياً، ويتم إعداد الغلاف، وصفحة المراجع والملاحق، وصفحة العنوان، فهذه الأجزاء تترك للمراجل النهائية من إعداد التقرير حيث إنّها لا تحتوي على العديد من الأجزاء.
• تحضير النسخة النهائية من التقرير بعد مراجعته من قبل الجهة المُعدة له كمجلس الإدراة أو من قبل جهة التمويل، فيتم أخذ الملاحظات وإيصالها إلى فريق الإعداد الذي يقوم بمراجعة هذه الملاحظات وتنفيذها وتعديل اللازم، وبعد الانتهاء من ذلك تضاف الأجزاء المتبقية كالملاحق والمراجع فيصبح التقرير كاملاً وجاهزاً لتقديمه للجهة المعنية.

• تحضير الفريق ويضم ذلك الموارد البشرية، وتوزيع المهام على الأعضاء، وتحديد رئيس الفريق والمنسق.
• تحديد خصائص التقرير المطلوب، ويشمل ذلك طلبات الجهة التي يعد التقرير لها، بما فيها تحديد نوع الخط، وعدد الصفحات، والهوامش، وحجم التقرير.
• تحديد المراجع والمصادر التي سيتم أخذ المعلومات والبيانات منها.
• أخيرًا يتم تحديد الخطة المتبعة في الإعداد، وذلك بقيام فريق العمل بوضع تصور زمني يشمل خطوات الإعداد، ويأخذ في تصوره الفترة الكلية التي يجب أن يتم إنجاز التقرير فيها.

• من حيث شكل التقرير: يجب استخدام نمط محدد في الكتابة، واستخدام اللون النمط الأسود الثقيل في كتابة العناوين الرئيسية والملاحق، وإعطاء معد التقرير رقم خاص بكل قسم من أقسام التقرير ليستطيع الرجوع إليه عند مراجعة التقرير أو مناقشته، وتحضير جدول محتويات، وقوائم تحضيرية، وترقيم صفحات التقرير كلها تسلسلياً على أن يكون الرقم متوسط للصفحة من أسفلها في حال كان التقرير مكتوباً باللغة العربية، ويفضل إدراج الصور كبيرة الحجم نسبياً في الملاحق منعاً من تأثيرها في سلامة التقرير وتركيبه.
• من حيث مضمون التقرير: يجب على فريق الإعداد التأكد من الترابط بين العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية، وبين العناوين والشرح والتفتصيل التي تندرج ضمنها، ثمّ التأكد وجود عناصر التقرير الرئيسية كالمقدمة ومتن التقرير وغيرها، وإدراج الأشكال التوضيحية والصور التي تثري التقرير وتسهل تثبيت المعلومة، ومراجعة التقرير للتأكد من وجود انسجام بين الاستنتاجات والتوصيات مع النتائج التي تم التوصل لها، ثمّ ربط هذه التوصيات بأهداف إعداد التقرير، ومن المهم أخيراً عرض المراجع التي تم الأخذ منها بشكل واضح وتفصيلي بوضعها ضمن قائمة مراجع كمرفق للتقرير

أنواع التقارير

للتقارير عدة أنواع حسب الوظيفة التي تخدمها وهي:[3]

• التقارير القصيرة.
• التقارير العلمية.
• التقارير الإدارية.
• التقارير الهندسية.
• التقارير البحثية.

المراجع

1. ↑ د. محمد بن علي شيبان العامري، "إعداد و كتابة التقارير"، موسوعة تعلم معنا مهارات النجاح، اطّلع عليه بتاريخ 5-1-2018.
2. ↑ مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطيني (2015)، دليل كتابة التقارير (الطبعة الثالثة والثلاثون)، رام الله: مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطينية، صفحة 16-17. بتصرّف.
3. ↑ "Types of reports"، dlsweb.rmit.edu.au، اطّلع عليه بتاريخ 5-1-2018.