كتابة خطاب رسمي

الخطاب

يُعتبر الخطاب شكلاً من أشكال التواصل المُهمة بين الناس، فمن خلاله توضح الأهداف وتنقل إلى الطرف الآخر؛ وقد يكون هذا الطرف فرداً، أو جماعة، أو جهة معينة، ويُعرّف على أنّه رسالة كلامية مكتوبة تحمل بين ثناياها الشكوى حول تقصير ما أو سلبٍ لحق، وفي هذه الحالة يكون رسميّاً، وسنتحدث في هذه المقالة عن كيفية كتابة الخطاب الرسميّ.

طريقة كتابة خطاب رسميّ

يمكننا كتابة خطاب رسميّ مكتمل، بمراعاة أن يحتوي جميع العناصر الأساسية للخطاب، وهي كما يلي:

الترويسة الرسميّة

تشمل الترويسة الرسميّة عنوان المُرسِل في الجهة العلوية من الخطاب، ويُراعى الترتيب المكاني خلال كتابة العنوان، حيث يُكتَب أولاً اسم الشارع في السطر الأول، واسم المدينة والرمز البريديّ لها في السطر التالي، وإذا كان الشخص المُرسِل يسكن الريف يجب عليه أن يكتب اسم قريته، ثمّ المدينة التي تتبعها إداريّاً، وفي السطر الثالث يُكتب تاريخ تحرير الخطاب بمحاذاة جهة اليسار، كما يجب كتابة التاريخ كاملاً من اليوم، والشهر، والسنة.

العنوان الداخليّ

يُكتب في العنوان الداخليّ اسم وعنوان الشخص أو الجهة المُرسَل إليها في السطر الأول، ويُراعى ترك فراغ مناسب بين الترويسة والعنوان الداخلي، ويكتب عنوان الشارع في السطر الثاني، ويجب أن يشتمل العنوان الداخلي على المُسمى الوظيفي للمرسَل إليه، واسم المؤسسة أو الجهة التي يعمل لصالحها بشكلٍ كامل وواضح.

التحيّة

يجب أن يبدأ بالاستهلال أو التحيّة الافتتاحية للخطاب، وتكون أدنى العنوان الداخلي بمقدار سطرين أو ثلاثة على جهة اليمين من الورقة، كأن نحيي المرسَل إليه بكلمات مثل: سعادة، معالي، ثمّ نُتبعها بوظيفته والاسم الأخير، وكأن نقول معالي الوزير فلان مثلاً، أو عطوفة النائب، أو المُحافظ فلان.

نصّ الخطاب

نصّ الخطاب هو يحتوي على مضمون الخطاب أو الرسالة الموجهة، وفيه يكتب المُرسِل شكواه أو قضيته إلى مؤسسة ما، ويكون بعد التحيّة بسطرين، ويُكتب بطريقةٍ مُرتبة من حيث الطباعة أي لا تلتصق الكلمات ببعضها، ويتمّ مراجعة بناء الكلمات لتجنب الخطأ الإملائي، كما يُصاغ موضوعه بلغة جيدة، ومُقنعة، ومختصرة، إلى جانب توضيحها لجوانب القضيّة التي من أجلها تمّت كتابته وإرساله.

الخاتمة

الخاتمة هي العبارة التي تختم الخطاب، وتُعلّم القارئ أو المُرسَل إليه بانتهاء الموضوع، وفي الخطابات الرسميّة فإنّ أغلب الكلمات المُستخدمة هي خالص التحيّة، أو تقبّلوا فائق الاحترام، وتكتب إحدى هذه العبارات أسفل الورقة على الجهة اليمين، في حال كان الخطاب بالعربيّة.

التوقيع

حيثُ يُكتب التوقيع بعد الخاتمة لكن بترك فراغ مناسب بينهما كمسافة ثلاثة أسطر، وفيه يكتب المرسِل اسمه بالكامل، ثمّ يرسم توقيعه إذا كان يتمتع بمكانة وظيفية مُهمّة؛ فالتوقيع هو سمة خطيّة خاصّة بشخصٍ دون آخر.