يُكتب العنوان الخاص بالمُرسل والتاريخ واليوم في أعلى الصفحة على اليسار، وفي حال كتابة رسالة عمل يُستخدم اسم الشركة والعنوان، أو تُستخدم ترويسة الشركة، ثمّ يتم تخطي سطرين وكتابة تاريخ اليوم كاملاً، ولا يُكتب التاريخ في الرسائل الإلكترونية.[1]
يُكتب اسم وعنوان الشخص المُستقبِل للرسالة؛ حيث يُكتب العنوان كاملاً، أمّا فيما يتعلّق بالاسم فيُكتب اسم المستقبل مع اسم الشركة أو المؤسسة إن وجد، وفي حال كتابة رسالة إلكترونية تُكتب معلومات الاتصال بالشخص.[1]
تكون التحية بالبدء بكلمة (عزيزي) متبوعة باسم الشخص كاملاً أو كنيته، ومن الأفضل تجنُّب استخدام الاسم الأول للمستقبِل فقط، وفي حال معرفة لقب عمله وعدم معرفة اسمه يمكن كتابة لقبه فقط، ومن الممكن البحث عن اسمه على الإنترنت، وفي حال لم تكن الرسالة لشخصٍ محدد يمكن كتابة (عزيزي)، أو (سيدي)، أو (سيدتي)، أو (إلى من يهمه الأمر).[1]
في الفقرة الأولى يتم البدء بعبارات واضحة عن هدف الرسالة والغرض منها مثل: تقديم شكوى، أو طلب شيء ما، أو إجراء تحقيق معين، ثمّ في الفقرات التي في منتصف الرسالة تُضاف معلومات ذات صلة بغرض الرسالة،[2]ويُفضَّل عدم استخدام الاختصارات، وعبارات الأسئلة، والتأكد من استخدام المصطلحات والقواعد الصحيحة، وإبقائها قصيرة ومختصرة، وفي حال كانت رسالة رسمية لأحد الأقارب يمكن الإطالة في الرسالة ولكن يُفضل ألّا تزيد عن صفحة واحدة،[1] أما في الفقرة الأخيرة فيتم شرح الإجراء المتوقّع حدوثه في المستقبل.[2]
لختام الرسالة يمكن استخدام عبارات مثل (تقبلوا مني خالص التحية) في حال عدم معرفة المرسَل إليه، أو (مع خالص التقدير) في حال معرفته، ثمّ التوقيع باسم المُرسل[3]
تختلف الرسالة غير الرسمية عن الرسالة الرسمية كونها موجهه لشخص قريبٍ ومعروف، مع وجود بعض الأمور المتشابهة، وفيما يلي أهمّ النقاط فيما يتعلّق بكتابة الرسائل غير الرسمية:[4]
أمور يجب مراعاتها أثناء كتابة رسالة:[6]