كيف أكتب رسالة شكر وتقدير
الشكر والتقدير
ينبغي على الشخص تقدير الناس من حوله، وشكرهم على ما قدّموه له من مساندة ودعم، وبشكل عام فإنّ تعامل الناس مع بعضهم البعض على هذا الأساس، دون أن ينكر أحد جميل الآخر، ينشر المحبّة والمودّة بينهم ويديمها أيضاً، وأحد أساليب الشكر والتقدير هو الرسالة المكتوبة، حيث يقوم بعض الناس بكتابة رسالة شكر وتقدير مُعربين فيها عن مدى امتنانهم لصنيع الطرف الآخر، ووقفته، ودعمه، ولكن قد يجهل البعض آلية ذلك، ويتساءل ويقول: كيف أكتب رسالة شكر وتقدير؟
كيفية كتابة رسالة الشكر والتقدير
ينبغي على الشخص الذي يودّ كتابة رسالة الشكر والتقدير، وأن يُميّز صفة الشخص الموجهة إليه الرسالة، وهو الطرف الآخر، فهناك الصديق، والقريب، والمعلم، والمدير، والمسؤول وغيرها من صنوف الناس، أي أن الرسالة قد تأخذ منحى رسمي مع بعض الناس، ومنحى غير رسمي مع الآخرين.
في شرح آلية كتابة رسالة الشكر والتقدير سنتطرق إلى عدة أمور هامة، على الشخص أن يراعيها عند كتابة الرسالة، وأن ينتبّه إليها، ويحيط بها جميعها، وقد يتعرف على أمور لم يعرفها في السابق تخص هذه الرسالة، وسنراعي في جميع النقاط الرسالة الرسمية، والرسالة غير الرسمية، والتفصيل كالتالي:
مراعاة الألقاب
- الرسالة الرسمية: وهي الرسالة التي قد يوجهها الشخص إلى معلمه، أو مديره، أو أي شخص آخر ذو منصب أو سلطة معينة، حيث يجب على الشخص عندما يكتب الرسالة أن يراعي مسألة حفظ الألقاب عند كتابة الرسالة، ولا يرفع الكلفة، ولا مانع من أن يضيف بقوله (الأب، أو المعلم، أو القدوة)، ولكن عليه أن يحافظ على جدية الرسالة، وبالتالي يصل المعنى إلى الشخص المتلقي، بكل أريحية، واحترام، وإلا فإن أخطأ المُرسل في كيفية توجيه الرسالة، فقد يتوقف المتلقي عند ذلك، وتُفهّم الرسالة بطريقة عكسية، ولا أبالغ في ذلك؛ لأنّ هناك أشخاص يقفون عند الألقاب، ويجدون بأنهم يستحقون مناداتهم بذلك احتراماً وتقديراً لهم، كما أن هذه الرسالة هي عبارة عن رسالة شكر وتقدير، لذلك يجب أن تكون كذلك شكلاً ومضموناً.
- الرسالة غير الرسمية: هنا على الشخص أن ينتقي الألقاب المُحبّبة للطرف الآخر، والتي طالما أحبّ سماعها ومناداته بها، بحيث يبدأ بها رسالته، ولكن لا يعني ذلك أن لا تكون الطريقة جدية، نعم نحن نقول بأنّها رسالة غير رسمية، ولكن الجدية مطلوبة أيضاً، وذلك حتى يشعر الشخص المقابل بأنّه مهم، وبأنّ المُرسل جادّ في شكره وتقديره، وبالتالي يُقدّر المتلقي ذلك، ويحتفظ بالرسالة، ويعطيها قيمتها، وأهميتها، ويصله المعنى الذي أراد المُرسل إرساله.
فحوى الرسالة
- الرسالة الرسمية: بداية يُفضّل أن تكون الرسالة مطبوعة، فهي رسالة رسمية، وبالتالي فإنّ طابع الجدية يغلب عليها، وطباعتها تضيف عليها تلك الصفة، أي صفة الرسمية، وبالنسبة لفحواها، يجب على المُرسل أن يختصر قدر الإمكان، ولا يُطيل في رسالته، بل عليه أن يذكر شكره بعبارات قليلة، باللغة العربية، وبشكل منمق، ومرتب، ويذكر سبب شكره للجهة المتلقية، ويُنهي رسالته بتقديم الاحترام للمتلقي، ثم كتابة اسمه.
- الرسالة غير الرسمية: هنا لا مانع من كتابة الرسالة بخط اليد، ولا مانع من الإطالة في الرسالة، ولا مانع من أن تكون الرسالة باللغة العامية المفهومة، ويستطيع الشخص أن يذكر سبب كتابة الرسالة، ويُسهب في ذلك، ثم يذكر الأمور التي قدمها الطرف الآخر في مساندته ودعمه، ويُبين مدى امتنانه لتلك الوقفة من الطرف الآخر.
طريقة تقديمها
- الرسالة الرسمية: يستطيع الشخص أن يقدم الرسالة ضمن الإنجاز الذي ساعده الشخص المتلقي فيه، وذلك من خلال بحث خاص قام المُرسل بإعداده، وقام أحد معلميه بمساعدته فيه، حيث يضع رسالة الشكر والتقدير في بداية البحث، كما يستطيع أن يرسلها أيضاً عبر البريد الإلكتروني الخاص بالمتلقي، أو البريد العادي.
- الرسالة غير الرسمية: أفضل الأساليب لإرسال رسالة الشكر والتقدير للأشخاص المقرّبين، هو وضعها ضمن هدية بسيطة، مُقدمة للطرف الآخر، أو عبر البريد الالكتروني، وإن لم تكن ضمن هدية يُفضّل أن لا يقدمها الشخص بنفسه، حتى لا تفقد أهميتها، ويبقى عنصر المفاجأة موجود لدى المتلقي، ويشعر بأن المُرسل يتذكره حتى في غيابه، وأنه لا ينسى معروفه.
الخصوصية
- الرسالة الرسمية: بالنسبة لرسالة الشكر والتقدير التي يضعها بعض الطلاب في أبحاثهم، يتوجب عليهم استئذان الطرف الآخر، وإبلاغه بأنهم سيكتون تلك الرسالة، فقد لا يرغب ذلك الشخص لأسباب شخصية تتعلق به، وقد يستغرب القارىء من ذلك، ويقول بينه وبين نفسه "كيف أستأذن الشخص بأنني سأشكره؟" وهنا أجيب بأن مسألة رسائل الشكر والتقدير تعد مسألة معتادة في الأبحاث التي يقدمها طلاب الجامعات، وقد يتوقع الدكتور المشرف، أو غيره، بأن الطالب سيضع تلك الرسالة على البحث، وقد لا يرغب بذلك، إذاً عليهم مراعاة الخصوصية في ذلك، وفي حال رغبوا في كتابتها وإرسالها للشخص المتلقي، عليهم أن يراعوا مسألة السرية في إرسالها، وأن لا يقرأها أحد سوى الشخص المتلقي.
- الرسالة غير الرسمية: قد لا يرغب الشخص المتلقّي بأن يعرف أحد بهذه الخدمة التي قدّمها للمُرسل، وبالتالي عليه أن يحافظ على السرية في إرسال الرسالة، ويضمن أنّ الرسالة ستصل ليد المتلقي، فقد يتحفّظ الطرف الآخر على هذه المسألة، وقد يتحفّظ أيضاً في علاقته مع الشخص الآخر، والشخص هنا يريد الشكر، وليس إزعاج المتلقي بما لا يرغب بحصوله، وهنا لا نقول أن يستأذنه بذلك، فستفقد الرسالة قيمتها، وهذا أمر غير منطقي، ولكن عليه هو أي المُرسل أن يعرف من تلقاء نفسه شخصية الطرف الآخر، ويتعامل معه على أساسها، فهو الذي يعرف خصوصية العلاقة بينهما، وفيما إذا سمحت المسألة بذلك أم لا.
المصداقية
على الشخص المُرسل أن يكون صادقاً فيما يكتبه، ولا يُحابي ولا يُجامل، ولا يذكر الأمور لم يفعلها المتلقي، ولا ينسب له ما لم يفعله، فعليه أن يُرسل رسالة الشكر لمن يستحقها، وبما قدمه له فعلياً، وليس سبباً للتقرّب فقط، فهناك وسائل أخرى لذلك، لأن رسالة الشكر يجب أن تكون صادقة وموجهة للشخص المناسب، الذي يستحقها، وفي حال أرسلها المُرسل للشخص الذي لا يستحقها قد لا تؤدي الغرض، وقد يُفهم غاية الشخص من ذلك، وتنعكس المسألة، ويحدّ من علاقته مع الشخص الآخر، إذاً لابد من أن تكون الرسالة صادقة، وبذات الوقت لسبب حقيقي، وواقعي، حيث يكون المتلقي فعلياً قد قدم شيء، أو مساندة، أو وقف موقف حقيقي، يستحق عليه الشكر، والتقدير، فلا يقوم المُرسل بإرسال الرسائل هنا وهناك، بل عليه أن يكون صادق المشاعر، في ذلك، حتى تظهر أهمّيّة الرسالة للمتلقي.
