طريقة عمل تقرير
الكتابة الوظيفيّة
تعتبر الكتابة الوظيفيّة نوعٌ من أنواع الكتابات في مجال العمل أو الوظيفة بين الموظّفين أنفسهم، أو بين الموظّفين ومسؤوليهم من رؤساء أقسامٍ ومدراء؛ وتهدف إلى إطلاع المُرسل إليه إمّا على آخر الأوامر والتّعليمات، أو على وضع العمل من حيث الأسلوب والإنتاج وحال العاملين، ولعلّ من أهمّ أنواع الكتابات الوظيفيّة: المراسلات الرّسميّة، ومحاضر الجلسات، والتقارير، والإعلان. هنا في هذا المقال سنسلط الضوء على كيفية عمل التقرير.
التّقرير
هو أحد أنواع الكتابات الوظيفيّة، وهو عبارةٌ عن مجموعةٍ من الحقائق والوقائع الثّابتة التي تعرض مشكلة معينة، وتحاول أنْ تفسّر تلك المشكلة، وتضع بعض الحلول لها.
كما أنّ التقرير قد يكون مجموعةً من المعلومات التي تمّ جمعها ورصدها وترتيبها خلال مدّة محددةٍ عن هدفٍ ما؛ وقد يكون هذا الهدف صناعة ما، أو تجارة، أو سلعة، أو شخصاً، إلى غير ذلك مع مراعاة النِّقاط التي يوليها أهميّةً من يطلب التّقرير، وإضافة رأي كاتب التقرير وملاحظاته الشّخصيّة على موضوع التّقرير؛ فهو الأقرب إلى قلب الحدث.
التّقرير الشّفويّ عادة ما يُستخدم في الحياة العاديّة والوظيفيّة؛ حيث يقوم أحدهم بسرد واقعةٍ ما، أو خبرٍ دون اللُّجوء إلى الكتابة والتّدوين.
أنواع التّقرير
ثمّة أنواع كثيرةٌ من التّقارير حسب الموضوع والكيفيّة التي كُتب التّقرير بناءً عليها؛ ومنها:
- مجال الاختصاص؛ فنجد التّقرير الثّقافيّ، والسِّياسيّ، والرِّياضيّ، والإخباريّ، وغيرها الكثير.
- توقيت صُدور التّقرير؛ فهناك التّقرير اليوميّ، والشّهريّ، والسّنوي...الخ
- أسلوب ومنهجيّة كتابة التّقرير؛ فهناك التَّقرير التحليليّ، والتّفسيريّ، والإحصائيّ...الخ
- الجهة المسؤولة عن صُدور التقرير؛ فنجد التَّقرير الرَّسميّ، والحكوميّ، وغير الرَّسمي، والدَّوليّ، والأُمميّ، وغير ذلك.
طريقة كتابة التَّقرير
عند كتابة التّقرير يجب مراعاة خطوات محددة مع الأخذ بعين الاعتبار الفروق الفرديّة بين موضوع تقريرٍ وآخر، ومن أبرز هذه الخطوات ما يلي:
- جمع مادّة التّقرير من كافّة المصادر المتعلّقة بالموضوع، مثل: الكُتب، والإنترنت، والكشوفات، والزِّيارات الميدانيّة، والاستبيانات.
- اختيار المُناسب من المادّة التي تمّ جمعها بحيث تكون الأقرب والأدق؛ فالتقرير الجيدّ يمتاز بالدِّقّة والوضوح.
- التَّنظيم المنطقيّ للمعلومات والتّسلسل بها مع الدِّقّة في الوصف.
- تفسير وشرح المعلومات الواردة في التَّقرير بشكلٍ مفصّلٍ، والتَّدرج من المعلوم إلى المجهول مع مراعاة الاختصار والموضوعيّة أي وصف كامل دقيق ومختصر.
- كتابة التَّقرير ومراجعته قبل تسليمه، والتأكد من وضوح الخطّ أو الطِّباعة وسلامة اللُّغة ووضوح المفردات والكلمات.
محتويات التّقرير
التَّقرير لابُد أن يشتمل على ما يلي:
- موضوع التّقرير، واسم معدّ التّقرير، والتّاريخ، ورقم التّقرير حسب التّسلسل للتّقارير في المؤسسة أو الجهة المسؤولة عن التَّقرير.
- الإشارة إلى اسم الشّخص أو الأشخاص أو الجهة التي سيرفع التّقرير لها.
- المقدّمة؛ تشمل عادة الهدف من كتابة هذا التّقرير، والطريقة التي اتبعها معدّ التَّقرير في تنظيمه.
- عرض الحقائق والوقائع الثّابتة التي تمّ رصّدها من قِبل معدّ التّقرير أو من أعضاء فريق الإعداد؛ بحيث تُعرض تحت عناوين واضحةٍ مستوفية للشّرح والإيضاح.
- الخاتمة التي تُلخصّ ما تمّ رصده في التّقرير، والتَّوصيات المقترحة لذلك.
- المراجع والملاحق إنْ وُجدت.
