كيف تنظم مؤتمرات واجتماعات فعالة
التخطيط للمؤتمر
يجب أن يتمّ التخطيط للمؤتمر من جميع النواحي ليكون ناجحاً، فهناك الكثير من الأمور التي يجب القيام بها قبل المؤتمر، وخلاله، وبعد الانتهاء منه، كما يجب أن يكون هناك خطة احتياطية للمؤتمر في حال حدوث أمر طارئ، فكلّما كانت مرحلة التخطيط شاملةً كان المؤتمر أنجح، فالتنظيم هو أساس المؤتمر الناجح الفعّال.[1]
ميزانية المؤتمر
يحتاج المؤتمر حتّى يكون ناجحاً وفعّالاً إلى ميزانية من الأموال والنفقات، وللحصول على هذه النفقات الضخمة يجب ان يكون هناك شكل من أشكال الرعاية، ويُشار إلى أنّ المنح الدراسية، والامتيازات الصغيرة، والرسوم المقبولة تُشجّع وجود العديد من المشاركين في المؤتمر، فكلّما كان المؤتمر شاملاً كان ناحجاً أكثر.[1]
مكان انعقاد المؤتمر
يوجد مجموعة من الاعتبارات يجب الأخذ بها عند اختيار مكان انعقاد المؤتمر لتسهيل حضور عدد كبير من المشاركين، وهي كالآتي:[2]
- عدد الأشخاص المشاركين في المؤتمر.
- ملاءمة المكان وتوفير وسائل الراحة.
- وجود مواقف للسيارات.
- قرب المكان من وسائل النقل، والمطارات، والفنادق.
- عقد المؤتمر في مركز للمؤتمرات إن وجد، أو في فندق يشمل على غرف خاصة للمؤتمرات.
نصائح أخرى لتنظيم مؤتمر ناجح وفعّال
يوجد مجموعة من النصائح الأخرى التي يُمكن من خلالها تنظيم مؤتمر فعّال وناجح، وهي كالآتي:[3]
- الاجتماع مع الشركاء من أجل تحديد الهدف الرئيسي من المؤتمر.
- تحضير قائمة بكافة الأمور المتعلقة بالمؤتمر، مثل: الطعام، والأنشطة الترفيهية التي ستُقام، وعدد المشاركين، وغيرها من الأمور.
- عمل جدول زمني مفصل للأعمال التي ستُقام بالمؤتمر.
- تقييم المؤتمر، وذلك عن طريق تعبئة ورقة تقييم أو نموذج إلكتروني من قبل المشاركين في المؤتمر.
- أخذ جولة في المؤسسة قبل موعد المؤتمر، للتأكد من أنّ كافة الأمور على ما يُرام.
المراجع
- ^ أ ب " What makes a successful conference", www.teachingenglish.org.uk, Retrieved 5-12-2018. Edited.
- ↑ "How to Organize a Conference", www.wikihow.com, Retrieved 5-12-2018. Edited.
- ↑ "10 Simple Steps to Plan a Successful Conference", www.lifehack.org, Retrieved 5-12-2018. Edited.
