كيفية كتابة تقرير عمل
خطوات كتابة تقرير عمل
يمكن لأي شخص كتابة تقرير عمل بنجاح من خلال إتباع الخطوات التالية:[1]
معرفة سبب كتابة التقرير
يتوجب على الفرد قبل البدء بكتابة التقرير معرفة السبب الكامن وراء طلب مديره لكتابة هذا التقرير، لذلك يجب عليه سؤال مديره حول السبب الذي يراد كتابة التقرير من أجله، وتحديد ما إذا كان سيتم استخدام هذا التقرير من قبل المدير نفسه فقط، أم سيتم توزيعه على الإدارات العليا أو المتعددة، حيث يجب على الفرد في الحالة التي سيتم بها توزيع التقرير على أطراف مختلفة مراعاة كتابة التقرير بشكل واضح، بحيث يتمكن القراء من فهم النقاط المهمة بأسرع وقت.
جمع البيانات
تعتبر البيانات أساس التقرير، حيث أن الفرد يستخدم لغته من أجل شرح وتوضيح البيانات فقط، وذلك بغرض مساعدة القراء على فهمها، لذلك يجب على الفرد تجميع الإحصاءات والمعلومات المالية والجداول والرسوم البيانية وجميع المقاييس التي يحتاج إليها لدعم التقرير، ثم استخدامها في توضيح النقاط الرئيسية التي سيقوم بها، ويتوجب عليه فيما بعد كتابة بعض النقاط التي تبرز العناوين الرئيسة وتلقي الضوء عليها بشكل منطقي ومتسلسل، ويمكن اللجوء إلى استخدام الرموز النقطية من أجل توضيح الأجزاء الرئيسية في التقرير.
تحديد الأجزاء الرئيسية للتقرير
تتكون جميع التقارير على إختلاف أنواعها من عدة أجزاء رئيسية تتمثل في العنوان والملخص التنفيذي والمقدمة التي يتم من خلالها توضيح السبب الكامن وراء كتابة التقرير والكيفية التي تم بها جمع المعلومات، بالإضافة إلى الجسم الرئيسي الذي يحتوي على المعلومات التفصيلية حول التقرير، والخلاصة أو التوصية التي يتم كتابتها إعتماداً على النتائج التي تم التوصل إليها، ويفضل العديد من الأشخاص كتابة النص الأساسي للتقرير في البداية، ثم كتابة المقدمة والإستنتاج فيما بعد، حيث يجدون أن القيام بهذا الأمر أسهل لهم في كتابة التقرير وتجهيزه.
كتابة الملخص التنفيذي
تعتبر كتابة الملخص التنفيذي آخر خطوة يقوم بها الشخص عند كتابته للتقرير على الرغم من أنه يقع في بداية التقرير، وذلك لأن الملخص التنفيذي يتضمن ملخص لجميع النقاط الرئيسية التي تم تداولها في التقرير، بحيث يمكن للقراء قراءته فقط من أجل فهم محتوى التقرير ونتائجه، ويتكون الملخص بشكل عام من فقرة أو اثنتان فقط، كما يمكن كتابته على شكل نقاط تختصر جميع المعلومات التي يحتويها التقرير.
التدقيق النهائي
يتوجب على الفرد بعد الإنتهاء من كتابة التقرير تدقيقه بشكل نهائي، حيث يمكن له مراجعة السياسة المتبعة في المنظمة التي يعمل بها، والعمل على ملاحظة ما إذا تمت كتابة التقرير بشكل يتلائم معها أم لا، كما يجب عليه مراعاة كتابة التقرير بلغة واضحة، والتأكد من استخدام مصطلحات العمل والصناعة في كتابته للتقرير، كما يجب عليه أيضاً تضمين عناوين فرعية لوصف الفقرات التي تندرج تحتها، وتظليلها بالخط الغامق من أجل زيادة التركيز عليها، ويمكن للفرد بعد إنتهاءه من كتابة التقرير عرضه لأحد الأشخاص بهدف التأكد من أن اللغة التي تم استخدامها واضحة، وأن جميع المعلومات التي تم تضمينها للتقرير واضحة ومفهومة، ثم بعد ذلك يتوجب عليه تدقيق جميع الأخطاء الإملائية والنحوية، لما لها من أثر كبير في الحكم على مصداقيته.
أسباب كتابة التقرير
تعتبر التقارير أحدى أشكال الإتصال المنتشرة في أماكن العمل، وقد تتم كتابة التقارير من أجل تقييم الأعمال البسيطة فقط، كما يمكن أن تمتد أهميتها إلى القضايا الأكثر أهمية في العمل، وتعتبر مهارة كتابة المقالات مهارة أساسية يتوجب على جميع المهنيين الإلمام بها بغض النظر عن المجالات التي يتخصصون بها، وتتضمن مجال الأعمال والعلوم والتعليم بالإضافة إلى مجال تكنولوجيا المعلومات وغيرها العديد من المجالات، ويعتبر إتقان الفرد لكتابة التقارير خلال حياته الجامعية من أكثر الأمور التي قد تساعده في التجهيز لحياته المهنية.[2]
نصائح لكتابة تقرير عمل
يوجد العديد من الأمور التي يجب على الكاتب القيام بها عند كتابته للتقرير، ومنها:[3]
- تجنب استخدام العبارات الطويلة في الحالة التي يمكن بها استخدام العبارات القصيرة.
- التخلص من جميع العبارات التي يمكن الاستغناء عنها.
- مراعاة استخدام صيغة المبني للمعلوم، وتجنب استخدام صيغة المبني للمجهول قدر الإمكان.
- مراعاة استخدام اللغة اليومية البسيطة في كتابة التقرير، وتجنب استخدام الكلمات الأجنبية، أو العلمية، أو غير المفهومة.
- الاهتمام بجعل الكتابة مناسبة للقراءة البصرية، بحيث يتم ترتيب المعلومات في أماكنها الصحيحة من الفقرة، ومراعاة كتابة الفقرات بشكل قصير، والتأكد من أن تتضمن كل فقرة على فكرة رئيسية واحدة.
المراجع
- ↑ Jayne Thompson (13-3-2018), "How to Write a Report to Your Supervisor"، www.work.chron.com, Retrieved 26-4-2018. Edited.
- ↑ "Writing a report", www.citewrite.qut.edu.au, Retrieved 26-4-2018. Edited.
- ↑ "Business Report Writing for the Workplace", www.flinders.edu.au, Retrieved 26-4-2018. Edited.
