كيفية كتابة الخطاب

ما هو الخطاب

الخطاب: هو تعبير عن فكرة أو قضية بلفظ معين تلزم للتعبير، وهو معلومات يريد بها المرسل (الكاتب) أن ينقلها بصورته الخاصة إلى الجهة الموجهة إليها (القارئ) تحتوي على كلام لفظي أو خطاب نفسي للإفهام، ويسمى أحياناً بـ (المعروض) أو (الطلب).

أنواع الخطاب

تختلف الخطابات حسب الجهة الموجهة إليها وحسب حاجة المرسل منها فهي تحمل أنواعاً متعددة مثل :

الخطابات الرسمية

تتعدّد المضامين في الخطابات الرسمية وتنطبق عليها القواعد التي تلزم في تحرير الخطاب وهي تتضمن الأنواع التالية:

1. خطاب الطلب: يقوم بتحريره من يبحث عن وظيفة وتحمل في مضمونها رسالة شرح، وترجمة للسيرة الذاتية، وتتضمن تعريف المرسل (طالب الوظيفة) وشرح تفصيلي عن حياته الأكاديمية أو العملية مع مضمون الرسالة والطلب، ويتكون عادة من صفحتين إلى ثلاث صفحات، حيث إنّ الطلب يحدد الوظيفة التي يرغب مرسل الخطاب أن يحظى بها، ويكون توضيح الخبرات الأكاديمية والعملية متناسبة مع طلب التوظيف.
2. خطاب التظلم: يتم كتابة خطاب التظلم للفت نظر المستلم بمشكلته ليتخذ حيالها إجراءً صحيحاً تجاهها، وإظهار عدم الرضا في مثل هذا الخطاب أمراً مقبولاً، ولكن دون إظهار السخرية والغضب والكلمات اللاذعة، فتكون نبرة الخطاب وإضافة مبررات المشكلة بشكل لبق ومؤدب صارم في الوقت ذاته، وإذا لم يكن لها مبرر فيجب شرح المشكلة بصورة لبقة مع بيان الأسباب التي دفعت المخاطب لكتابة خطاب التظلم، لذا تعرض الشكوى في العنوان بشكل واضح، مع إضافة المعلومات التي تحتاجها الجهة المرسل إليها لاتخاذ القرار، مثل تواريخ أو صور أو فواتير، وفي الختام يتم التماس الرد من المخاطب بشكل لطيف.
3. خطاب البيع: يهدف إلى إقناع الجهة المرسل إليها بشراء سلعة ما، وتقوم به الشركات في بعض الأحيان بإرسال الخطابات بشكل متكرر، بحيث يتضمن هذا النوع من الخطابات عدة عناصر مهمة لتشد انتباه القارئ وتحفزه على شراء السلعة وتكون بداية الخطاب أو عنوانه يتضمن قوة التأثير في ترويج السلعة والإقناع بها.
4. خطاب التذكير: تهدف هذه الخطابات التي ترسلها الشركات إلى التذكير في الحصول على المستحقات من العملاء والمرسل إليهم؛ لأن الأعمال التجارية لا تنجح ما لم يستلم أصحاب الشركات المستحقات وثمن السلع والبضائع المبيعة، ويصاغ هذا الخطاب بأسلوب لا يثير إزعاج العملاء وغضبهم؛ فتكون بشكل توددي متفهم يتوخى من خلاله محرر الخطاب الحذر في انتقاء الكلمات ومطالبتهم بالدفع مع عدم نسيان تحديد المبلغ وفترة التأخير في الدفع، مع الإشارة بأن تسديد الفواتير سيساعد العميل بالمحافظة على الاستمرارية في التعامل الانتمائي والتأخير في ذلك سيتخذ فيه إجراءات أخرى تُتخذ حيال ذلك.

الخطابات الشخصية

وهذه الخطابات أقل رسمية من السابقة، وقواعدها تختلف من الخطابات الرسمية ولكن يجب فيها أيضاً الالتزام بقواعد معينة وتظهر عند إرسال الدعوات أو الرد على دعوات موجهة وتحتوي على عدة أنواع من الخطابات، مثل:

1. الدعوات: تختلف أسباب الدعوات في مثل هذا النوع فتكون دعوات رسمية وغير رسمية، مثل دعوات حفل الزفاف أو دعوات موجهة باسم مجموعة لمناسبة معينة، فيكون عنوانها بشكل رسمي ويتم فيها تحديد نوع المناسبة وتاريخ حدوثها، وفي حال توقع رد من الخطاب يكتب في أسفل الخطاب (أتمنى منكم الرد)، مع ترك مسافة في أسفل الصفحة من الرقعة اليسرى فيها، يكتب مثل هذه الخطابات باليد وتكون بلغة ودية أكثر من الخطابات الرسمية، ويشمل متن الخطاب المناسبة وسبب الدعوة وتختم بالخاتمة والتوقيع.
2. خطاب الشكر: هي عبارة عن خطاب موجز يشكر المرسل فيه المخاطب، ويقدم فيه مجاملاته ودعوة بسيطة مثلاً قبول حضور دعوة عشاء أو هدية من نوع بسيط أو أي شكل من أشكال التعبير عن الشكر والامتنان للمرسل إليه، ويذكر فيها التعبير عن مكارم أخلاقه وحسن إحساسه في المعروف الذي أُسديَ إليه من قبله مع إضفاء إحساس الكاتب محرر الخطاب بأنه يخاطبه شخصياً، وتكتب في الأغلب بخط اليد مع إضافة ورق أو بطاقات شكر معينة.
3. خطابات شخصية للتعارف أو خطاب متبادل بين الأصدقاء ولا تحمل قواعد معينة لمثلها والغرض من كتابتها تبادل الخواطر والمشاعر والأفكار والاطمئنان على أخبار الأصدقاء، وتتيح لهم فرصة للتعارف والتودد لأشخاص في خارج البلدان أو في مؤسسات أخرى وقد تنشأ من خلالها علاقة صداقة قوية.

طريقة كتابة الخطاب

محتويات أساسية في كتابة الخطاب

مهما اختلفت أنواع الخطابات الرسمية وغير الرسمية فهناك عدة خطوات وشروط في كتابة الخطاب حتى يكون بشكل سليم وأكثر وضوحاً؛ فالخطاب الجيد يجب أن يحتوي على:

1. اليوم والتاريخ، ويكون أعلى الصفحة من جهة اليسار.
2. المرسل إليه، ويتوسط الصفحة مع إضافة ألفاظ تليق بالمرسل إليه مثل، ( السيد/.. الموقر، الأستاذ مدير شركة../... المحترم) وغيرذلك من الألفاظ اللبقة.
3. التحية، وهي عبارة عن جملة بسيطة توضع أسفل اسم المرسل إليه وتكون تحمل دلالات منسقة بشكل لطيف.
4. مقدمة بعد التحية، وتكون تحتوي على دلالة في طلب النظر للخطاب المقدم.
5. سبب الخطاب، ويشرح فيه المرسل حالة الخطاب وسببه.
6. الدعاء للمرسل إليه، ويكون بعد شرح أسباب توجيه الخطاب ويحمل لفت الانتباه والنظر للخطاب
7. تحية النهاية، وتحمل عبارات الشكر في تلطفهم بالنظر للخطاب المرسل وختم الخطاب بدلالات موجزة.
8. معلومات شخصية، يذكر فيها مقدم الخطاب معلومات موجزة عنه للتواصل والرد على الخطاب الموجه.

أجزاء كتابة الخطاب

يشمل كتابة الخطاب على أجزاء يجب تتبعها في الخطابات الرسمية وغير الرسمية، وهي:

1. يجب أن يشمل الخطاب على الترويسة، وتحتوي على عنوان المرسل، واليوم والتاريخ، وتتكون من ثلاثة سطور على جهة اليسار من أعلى الصفحة، يكون اليوم والتاريخ في السطر الأول والرمز البريدي في السطر الثاني؛ أما في السطر الثالث فيكون به عنوان المرسل واسم المنطقة، ولكن لا يتوافر العنوان واسم المنطقة في الخطابات غير الرسمية ويكتفى بها في الخطاب الرسمي.
2. ويحتوي أيضا على عنوان داخلي، وهو عبارة عن اسم وعنوان المرسل إليه (المخاطب)، ويكتب هذا العنوان الداخلي أيضاً في ثلاثة سطور وتكون في أعلى الصفحة من جهة اليمين؛ بحيث يكون اسم الدولة المقيم فيها في السطر الأول، وفي السطر الثاني يكون الجهة التي يعمل بها المرسل إليه، ويحتوي السطر الثالث على الرمز البريدي الخاص بالمرسل إليه أو اسمه.
3. يشمل الخطاب على الاستهلال والتحية، ويكون أسفل هذا العنوان اسم المرسل إليه وتشمل بعض الاختصارات التي تليق باسم المرسل إليه مثل الشخصيات الكبيرة على وجه الخصوص فيكتب، (سيادة، معالي، الأستاذ وزير..) ويكون أسفل العناوين بسطرين، وإذا كانت الجهة غير معروفة أو خطاب مرسل لمؤسسة فيكون الخطاب مستهلاً بلفط (سعادة الأستاذ/ة مدير شركة..)، أما في الخطابات الشخصية غير الرسمية فيكوت بالمؤاخاة (أخي، أختي) أو الكنية وغيره من الاستهلالات المستحبة.
4. موضوع الخطاب ومتنه، يتضمن فيه الغرض المطلوب من كتابة الخطاب ويكون مقدراً حسب السبب ما بين سطرين إلى ثلاثة سطور ويترك فراغ بين الفقرة والأخرى مسافة سطر واحد.
5. خاتمة الخطاب، وهي عكس الاستهلال فهي توديع المخاطب بعبارات مناسبة للتحية والاستهلال ويستوجب فيها الدعاء بدرجة من الرسمية المطلوبة، فإذا كان المخاطب (سعادة الدكتور) يكون الختام بـ (المخلص لكم، بكل وفاء) وتتناسب كل على حدى مع الجهة الموجهة إليها، أما مع الخطابات الشخصية غير الرسمية فتتناسب معه مصطلحات مغايرة مثل، (مع أطيب التمنيات لكم، خالص ودي، أحر تمنياتي)، وتكون الخاتمة بعد سطرين من موضوع الخطاب، وتنتهي بالفاصلة.
6. يكون في نهاية الخطاب توقيع محرر الخطاب واسمه ويكتب بخط اليد تحت خاتمة الخطاب، ويكون اسمه مطبوعاً على مسافة خمسة أسطر ويتم التوقيع أسفل الاسم، أو بين الخاتمة والاسم في المساحة الفارغة بينهما.
7. في الظرف الخارجي يجب أن يماثل عنوانه العنوان الداخلي الذي كُتب في الخطاب، ويكتب العنوان وسط الظرف ويكون عبارة عن ثلاث أسطر، ففي السطر الأول اسم المرسل إليه مع التوقير، والسطر الثاني يشمل موضوع الخطاب معنوناً، وفي السطر الأخير يكتب الرمز البريدي مع اسم المنطقة، ولا يترك فراغ وسطور في العنوان الخارجي في الظرف.

وبهذه الطرق البسيطة يكون الخطاب مستوفياً الشروط الكاملة في الكتابة ويكون واضحاً غير مبهم على المستقبل حيث يتوجب على المرسل إن يشمل خطابه موضوعاً واحداً حتى لا يهمل الخطاب ويحصل على الرد المرجو الحصول عليه من الجهة المرسل إليها.