كيفية كتابة تقرير عمل يومي

التقرير

يعتبر التقرير إحدى وسائل الاتصال الفعال في المؤسسات والشركات المختلفة، ويعبّر عن ورقة عرض تحتوي على مجموعة من الحقائق الخاصّة بمشكلة معيّنة، وقد يحتوي على اقتراحات ونتائج وتحليل لهذه المشكلة، والوظيفة الرئيسيّة للتقرير هي نقل المعلومات من قسمٍ إلى آخر؛ لذلك يجب الالتزام بأسلوب محدد عند كتابة وإعداد التقرير.

كيفية كتابة تقرير عمل

مرحلة إعداد التقرير

يجب في هذه المرحلة تحديد المعلومات الآتية:

• الموضوع العام للتقرير.
• هدف كتابة التقرير.
• الاستخدامات المستقبلية للتقرير.
• المعلومات التي سيحتويها التقرير.

مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي

يجب في هذه الخطوة تحديد المعلومات الآتية:

• الإطار العام ومنطق التقرير؛ كتحديد الأفكار الرئيسيّة، وعلاقتها بموضوع التقرير، وكتابة العناوين الأساسيّة، والعناوين الفرعية، والتأكّد من ترابط العناوين معاً.
• هيكل التقرير العام: ويجب أن يحتوي على ثلاثة أقسام رئيسيّة، وهي: بداية التقرير، وصلب التقرير، وخاتمة التقرير.
• مراجعة محتوى التقرير.

مرحلة الكتابة

تعتبر مرحلة كتابة التقرير إحدى أهم مراحل إعداد التقرير، ويفضّل كتابة مسودة تجريبية قبل البدء في إعداد التقرير الرئيسي وتقديمه لمدير العمل، وفي هذه المرحلة يجب الانتباه للأمور التالية:

• أنّ تكون الكتابة واضحة، وملخصة، وكاملة، ودقيقة.
• أن تكون فقرات التقرير قصيرة ومبسّطة، وتحتوي كل فقرة على موضوع واحد.
• الانتباه لقواعد الانتقال بين الفقرة والأخرى.
• تحديد أسلوب الكتابة المناسبة لمدير العمل.
• استخدام وسائل أخرى لتوضيح المعلومات المكتوبة؛ كالرسومات البينانيّة، والصور.

مرحلة المراجعة

بعد الانتهاء من خطوة الكتابة يحب التأكّد من مناسبة أسلوب كتابة التقرير، والانتباه لقواعد اللغة العربية وقواعد الكتابة وتدقيقها، والتأكّد من صحّة تهجئة الكلمات المكتوبة، وعلامات الترقيم.

مرحلة طباعة التقرير والإخراج العام

تنتهي جميع الخطوات المتعلقة ببناء التقرير في مرحلة طباعة التقرير والإخراج العام، وتبدأ عمليّة تجهيزه وطباعته، وعند الطباعة يجب الاهتمام باختيار لون الخط وحجمه ونوعه، ويجب تجنّب استخدام ألوان عديدة عند كتابة التقرير والالتزام باللون الأسود، ونوع الخط المتعارف عليه في الكتابة، والابتعاد عن إضافة الأشكال غير التابعة للتقرير؛ كالأشكال المضافة للتزيين، بل يجب الالتزام برسمية التقرير.

نصائح لكتابة التقرير

• أن يكون التقرير كاملاً، ودقيقاً، ويحتوي على معلومات صحيحة.
• أن يكون مبسطاً ومختصراً قدر الإمكان.
• أن يكون موضوعياً.
• المحافظة على ترتيبه المنطقي.
• استخدام لغة واضحة ومباشرة، فلا يجب كتابة التقرير بلغة أدبية، أو إضافة الأبيات الشعرية والصور الفنيّة.
• أن يقدّم إلى المدير في الوقت المحدد تماماً.
• أن يحتوي على خلاصة مناسبة تتضمّن الحلول الخاصّة بالقضية المعروضة مسبقاً بالتقرير، أو توصيات مستقبلية لمدير العمل.