خلال تجهيز الهيكل التنظيمي للشركة يجب أن يتم تحديد الأقسام والدوائر المختلفة فيها، بحيث يكون لكل قسم أهداف محددة يديرها مدير أو مجموعة من المدراء ومن الجدير بالذكر أنه يعتمد ترتيب الهيكل على النوع الذي يتم اختياره.[1]
يتجه الهيكل الهرمي من أعلى إلى أسفل، بحيث يبدأ بالإدارة العليا أو مدراء الأقسام في الأعلى، ومن ثم يأتي أسفلهم الموظفين الذين يرفعون التقارير للإدارة، بحيث تنظم جميع الأدوار في المؤسسة بمربعات متصلة بخط يوضح العلاقة بينهم، وتتجه الشركات الصغيرة التي تتكون من مدير وعدد قليل من الموظفين إلى هذا النوع من الهياكل التنظيمية لأنه أبسطها، بحيث يكون اسم المدير في الأعلى ومن ثم يتبعه أسماء الموظفين بالأسفل.[2]
تتجه إليه الشركات الأكبر التي تتكون من فريق وعدة أقسام مثل: التمويل، والمبيعات، وخدمة العملاء، وغيرها، ومن الجدير بالذكر أن هذا الهيكل يوضح من هم المسؤولون عن كل قسم، بالإضافة إلى الموظفين، والموظفين المسؤولين عن تقديم التقارير لكل مدير، كما أنه عند إنشاء الهيكل التنظيمي الوظيفي، يشار إلى أنهُ يمكن التعمق وذلك بالاطلاع على أسماء الموظفين في كل قسم.[2]
يسمى بمخطط المصفوفة أو المخطط التشغيلي حيث إنه متعدد العلاقات، ويستخدم في العلاقات التجارية المعقدة والتي تجمع بين النوعين السابقين من الهياكل التنظيمية، وهو يوضح العلاقات الإدارية والإشرافية.[2]
يتم إرسال مسودة الهيكل التنظيمي إلى الإدارة العليا من أجل الحصول على الموافقة أو التعديلات، وفي حال وجود أي تعديلات يجب القيام بها وإعادة إرساله إلى الإدارة من أجل الحصول على الموافقة النهائية، وبمجرد الحصول على الموافقة النهائية يتم تعميمه على الموظفين.[3]
