كيف تكتب خطاب رسمي

أقسام الخطاب الرسمي

يُقسم الخطاب الرسمي إلى ثلاثة أجزاء رئيسية، وهي كالآتي:[1]

• المقدمة: في المقدمة يجب البدء بكتابة عبارة تجذب انتباه الجمهور، متبوعةً بتعريف عن موضوع الخطاب، والجملة الأخيرة فيها يجب أن تُشير بشكل مباشر إلى الهدف من الخطاب.
• العرض: قسم العرض يتضمن موضوع الخطاب بشكل مفصّل وعادةً يشمل ثلاث أفكار رئيسية، ويُنصح بقراءة خطابات مشهورة للتعرف على كيفية بناء الخطاب الناجح، ومن الجدير بالذكر أنه يجب مراعاة:
• الخاتمة: الخاتمة تُلخص النقاط الأساسية التي يدور حولها الخطاب بشكل جاذب للجمهور.

• التسلسل الزمني: بحيث تتم كتابة الخطاب وفقاً لترتيب الأحداث حسب وقت حدوثها.
• الترتيب المكاني: بحيث تتم الكتابة تبعاً للوجود المادي والمكاني.
• النمط السببي: بحيث تتم الكتابة وفق أسلوب السبب والنتيجة.

الاستعانة بالأدوات البصرية

يُعتبر استخدام الوسائل البصرية أحد أهم الأمور التي تُسهّل إيصال الفكرة للجمهور من خلال التأكيد على ما يقوله المُلقي، وتُساهم الأدوات البصرية في زيادة مستوى فهم الجمهور للمادة المعروضة وتعزيز الرسالة وتوضيح النقاط وإضافة الإثارة والمتعة، ومن الأمثلة على هذه الأدوات العروض التقديمية، والصور، والمخططات، ومقاطع الفيديو، ومن الجدير بالذكر أنّ استخدامها مفيد للمحافظة على تركيز الجمهور، عن طريق تحفيز حاسة البصر وليس فقط الاستماع.[2]

نصائح عند كتابة خطاب رسمي

يوجد عدة نصائح إضافية يجب اتباعها عند كتابة أي خطاب رسمي ناجح، ومن أبرزها:[3]

• كتابة الخطاب بالطريقة التي يتحدث بها المُلقي عادةً، ومن الممكن إضافة بعض العبارات الفكاهية في مواضع مناسبة لذلك.
• كتابة ملاحظات تذكيرية بسيطة، فهي تُساعد على الانتقال من فكرة لأخرى بسهولة ودون انتباه الجمهور لوجودها.
• الدقة العالية، ودعم الأفكار والعبارات بأمثلة أو إحصائيات، والابتعاد عن الغموض.
• استخدام جمل قصيرة يسهل تذكرها.

المراجع

1. ↑ Grace Fleming (25-10-2017), "How to Write a Speech"، www.thoughtco.com, Retrieved 27-8-2018. Edited.
2. ↑ "Presenting Effective Presentations with Visual Aids", www.rufwork.com, Retrieved 28-8-2018. Edited.
3. ↑ Laura Spencer (30-3-2018), "How to Write a Great Speech for Public Speaking in 7 Steps"، www.business.tutsplus.com, Retrieved 25-8-2018. Edited.